01 Aprile 2020
In assemblea voti e interventi a distanza
di Alessandro Germani e Franco Roscini Vitali
L'articolo 106 del Dl 18/2020 interviene anche a semplificare le procedure di tenuta assembleare, data la situazione di emergenza. In particolare il comma 2 stabilisce che, purché ciò risulti dall'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie:
l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza,
e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.
Le modalità di esercizio del voto per corrispondenza e in via elettronica e della partecipazione all'assemblea con mezzi elettronici possono essere mutuate dal regolamento emittenti agli articoli 140-143-ter attualmente vigenti.
Le società possono poi prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, in base agli articoli 2370, comma 4, 2479-bis, comma 4, e 2538, comma 6, del Codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio. Pertanto si supera, molto opportunamente in questo frangente, la regola per cui presidente e segretario debbano presenziare nello stesso luogo.
Tali semplificazioni sono state in qualche modo anticipate dalla massima 187 del Consiglio del notariato di Milano dell'11 marzo 2020. La stessa evidenzia che l'intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell'avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alle persone incaricate dal presidente per l'accertamento di coloro che intervengono di persona (che possono coincidere con il segretario o il notaio). Il verbale potrà poi essere redatto successivamente, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.
In maniera specifica per le sole Srl, il comma 3 stabilisce che le stesse possono consentire, anche in deroga a quanto previsto dall'articolo 2479, comma 4, del Codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
Le società con azioni quotate, quelle ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante possono ricorrere, anche ove lo statuto disponga diversamente, all'istituto del "rappresentante designato" in base all'articolo 135-undecies del Dlgs 58/1998 (commi 4 e 5). Della nomina va data indicazione nell'avviso di convocazione, insieme alle informazioni relative alle modalità di conferimento della delega di voto.
Ulteriori considerazioni emergono poi dalle recenti news legislative di Assonime. In primo luogo, l'utilizzo del termine più ampio dell'assemblea che approva il bilancio a 180 giorni non deve essere motivato dalla società. Quindi non pare necessario un passaggio in consiglio di amministrazione per beneficiare di tale proroga. Inoltre, tanto la disposizione relativa alle modalità semplificate delle assemblee quanto la massima del notariato non fanno riferimento in alcun modo alle riunioni dell'organo amministrativo. Ma anche in assenza di previsione statutaria di audio o video conferenza, riunioni tenute in tal modo sembrerebbero giustificate dalle recenti misure atte ad evitare lo svolgimento "fisico".
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